怎麼用 AI 協助寫補助／標案申請書？

先講結論：AI 是「助理」不是「代筆」

補助（政府或機構給的無償經費，例如常見的中小企業數位轉型相關補助）和標案（政府或大公司公開招標，你投標爭取的案子）申請書，最大的痛點不是文筆，而是格式繁瑣、要對到評審在意的點、還要把一堆數字與計畫寫得有邏輯。這正好是 AI（這裡主要指像 Claude、ChatGPT 這種能讀懂長文、幫你寫作與整理的大型語言模型，英文叫 LLM，可想成一個讀過海量文章、很會組織文字的超級助理）最擅長的事。

但要先建立正確心態：AI 負責「整理與表達」，你負責「事實與決策」。它可以幫你把訪談逐字稿變成通順的計畫緣起，卻不會知道你公司去年真正的營收、也不知道這個補助案今年改了哪些規定。所以它是坐在你旁邊、幫你打字排版的助理，不是可以整份丟給它、你簽名就送出的代筆。

• 適合交給 AI：把零散想法整理成段落、產生大綱、統一語氣、檢查有沒有漏答必填欄位、把口語改成正式公文用語、多輪修改潤飾。
• 必須你自己來：所有金額與數字、真實的參與紀錄與獎項、對法規與評分標準的最終判斷、送件前的逐項核對。

生活比喻：AI 像幫你準備面試的資深同事

想像你要去面試一個重要職位。你有實力，但緊張、不知道怎麼把經歷講得有條理。這時一位資深同事願意陪你演練：他幫你把亂七八糟的經歷排成一條清楚的故事線、提醒你「這題他們一定會問薪資期待，你想好了嗎」、還幫你把太謙虛的講法改得有自信但不誇大。

AI 寫申請書就是這個角色。它不會幫你「變成」另一個人，而是幫你把「真實的你」講得更清楚、更對到對方想聽的重點。評審（或審查委員）就是那個面試官——他們有評分表、有在意的關鍵字、也很怕看到空泛沒重點的內容。AI 的價值，是幫你把手上真實的材料，包裝成評審讀得順、找得到重點的樣子。

實際照做：四步驟工作流程

不要一開口就叫 AI「幫我寫一份補助申請書」——這樣它只會生出一堆聽起來很厲害、其實空洞又可能造假的內容。正確做法是分階段餵它材料、一段一段生。

• 第一步｜先給它「規則書」：把補助簡章或標案的招標文件（通常是 PDF）內容貼給 AI，請它幫你「整理出這份申請要填哪些欄位、每欄大概要寫什麼、有哪些必備附件、評分項目與配分」。這一步是讓助理先搞懂遊戲規則。
• 第二步｜再給它「你的真實材料」：把你公司的實際狀況丟進去——做什麼的、這個計畫想解決什麼問題、預計怎麼做、需要多少錢做哪些事。可以是很口語的一段話，甚至是語音轉的逐字稿，讓 AI 幫你整理成計畫緣起、目標、執行方法等段落。
• 第三步｜一段一段請它草擬：例如「根據上面資料，幫我寫『計畫目標與預期效益』這段，語氣正式、對應評分項目的第 2 點、約 300 字」。分段生的品質遠比一次生一整份好，也比較好逐段檢查。
• 第四步｜請它當「挑剔的評審」自我檢查：把寫好的草稿貼回去，問「假設你是嚴格的審查委員，這份申請書哪裡不夠具體、哪裡有漏答、哪裡的說法評審會質疑？」讓它幫你抓漏。

可以直接抄的提示詞範例

「提示詞」（prompt，就是你打給 AI 的那段指令）寫得越具體，成果越好。以下三段可以直接改成你的情況使用（反引號內是可替換的地方）：

• 拆解簡章：我要申請「（補助/標案名稱）」，以下是它的簡章內容：（貼上）。請幫我整理成一張表：需要填寫的欄位、每欄的重點、必備附件清單、評分項目與配分。
• 草擬段落：我的公司是（一句話介紹），這個計畫想解決（問題），做法是（步驟）。請用正式但不浮誇的公文語氣，幫我寫「計畫目標與預期效益」這一段，約 300 字，並盡量對應評分項目中的「創新性」與「可行性」。
• 潤飾與檢查：這是我寫的草稿：（貼上）。請做三件事：1) 挑出讀起來空泛、沒有具體佐證的句子並標出來；2) 指出哪些地方評審可能會質疑或要求補件；3) 在不新增任何我沒提供的事實或數字的前提下，讓文字更通順。
• 注意最後那句「不新增任何我沒提供的事實或數字」非常關鍵——這是防止 AI「腦補」幫你編出不存在的成果或金額。

三大地雷：踩到會出事

AI 幫你寫申請書省時間，但有三個雷踩下去，輕則被退件、重則涉及不實申報，一定要記牢。

• 雷一：AI 會「一本正經地編造」。LLM 有個特性叫「幻覺」（hallucination，指它會生出看起來合理、其實不存在的內容）。它可能自動幫你補上「本公司榮獲 XX 獎」「營收成長 40%」這種你根本沒說過的話。所有數字、獎項、政策名稱、法規條號，都要自己逐一查證，不能因為它寫得很順就相信。
• 雷二：機敏資料外洩。申請書常含公司財報、客戶名單、員工個資、還沒公開的商業機密。貼進 AI 前，先做「去識別化」——把真實公司名、客戶名、身分證字號、實際營收改成代號或範圍（例如「年營收約新台幣數千萬元」而非精確數字）。等 AI 幫你把架構寫好，再自己在本機（也就是你自己的電腦，不經過 AI）把真實數字填回去。
• 雷三：格式與規定年年變。補助簡章、標案規格幾乎每期都在改。AI 的知識有「截止日期」（它不知道最新一期的變動），千萬別讓它「憑印象」告訴你今年的規定。一律以你手上這一期的官方簡章 / 招標文件為準，AI 只負責處理你貼給它的那份。

對中小企業與創業者的實際意義

對沒有專職企劃、老闆校長兼撞鐘的中小企業來說，補助和標案常常「不是不想申請，是沒時間寫、也不知道怎麼寫」。過去可能得花好幾萬請顧問代寫，或熬夜硬擠一份自己都心虛的文件。

AI 把這件事的門檻大幅拉低：你只要能講清楚「你想做什麼、為什麼值得補助」，AI 就能幫你把它變成一份格式正確、邏輯清楚的草稿。它不會取代你對事業的理解，但會把「寫」這道卡關工序從幾天縮到幾小時，讓你有機會多投幾個案子、提高命中率。

更進一步，你可以把過去寫過的、成功過的申請書當成範本餵給 AI，請它比對這次的新案子、沿用有效的寫法。這等於慢慢累積出一套「屬於你公司的申請書知識庫」，越用越省力。不過請記得：顧問費省下來了，但「查證與負責」這件事永遠省不掉——送出去簽名的是你，不是 AI。