不知道是不是年度績效 review 的關係，近期很常面臨到專案協作的問題，因此想要跟大家分享我實際面臨的經驗及實務操作，希望能提供給跟我一樣是小團隊公司一點幫助，有效解決溝通不順暢及資訊落差，改善專案執行及控管的落實情況。
定期的會議討論
會議討論是為了能讓專案相關人員在「 同一個方向及頻率 」，更新專案進度，並提出所需協助及未來預期進展。
講到會議，可能大多數的人都覺得浪費時間，但一件事情浪不浪費時間取決於進度的推進，相關人員是否有釐清專案方向及時程成本控管，並能有效預期下次會議彼此能達成的進度。
我建議一場有效率的專案會議一定要具備以下要素：
- 會議議程並嚴格執行時程
- 上次待辦事項追蹤
- 會議後的待辦事項及時程（ 未訂下時程很容易無限期延後 ）
- 會議記錄並交由每位與會者確認無誤
對於專案結果的共識
身為專案經理，最重要的就是控管成本，要如何在有限的資源底下創造出預期的效應，將會是專案經理的價值所在。
而專案團隊對於結果的預期共識是關鍵點。
假設專案經理（ PM ）認為這件事情的重要程度為 60 分，而專案執行（ PE ）認為的重要程度為 80 分，這樣的情況就很容易造成專案時程沒辦法如預期完成，因為 PM 覺得不該花那麼多時間，而 PE 覺得一定會需要這樣的時間。
因此 PM 的角色非常需要了解專案的目標及結果的預期，並能夠有效率的與 PE 達成共識，而定期的會議討論就是為了消彌大家對於結果的預期落差。
專案 Kick-off 前需準備的事務
專案在啟動之前，往往會招開一場專案啟動會議（ kick-off meeting ），在這場會議會邀請在這次專案的相關人員，若沒有意外的話，會是整個專案執行過程當中最重要的一次會議。
在 Kick-off 會議的時候，會讓大家知道專案的目標、範疇、成本。代表著在這場會議當中，會讓大家了解到專案的骨幹及大方向。
因此 PM 在這場會議之前，務必要做好以下準備，才能讓專案順利執行
- 釐清專案目標、方向及階段性的里程碑
- 專案包含之相關單位及人員
- 專案所能掌控的成本及時程
- 先讓相關 PE 人員知悉將會參與此專案
勤於溝通更勝過於定期溝通
由於每個人的認知一定會有些許的落差，因此在專案執行的過程當中，會強烈建議 PM 能在定期會議之外，勤於追蹤 PE 的執行狀況，若是執行方向有偏移、需要資源協助或是時程會需要調整，將能在第一時間掌握。
在專案團隊當中，每個人的進度都是環環相扣，最要不得的狀況有以下三種：
- 疏於溝通，專案驗收時才發現與期待不符，要打掉重做或是勉強接受都是兩難
- 特定負責單位 delay ，並未即時提出而造成相關單位必須要共同承擔而造成損失
- PM 並未清楚專案範疇，而造成不同窗口會對於結果會有不同的期待
專案執行的重要里程碑設定
專案目標若是遠大，建議設立多個驗收里程碑，將有助於目標的達成，原因有以下：
- 階段目標達成將會有成就感，同時確保大家在目標的道路上
- 階段性目標可以驗證效應，確認最終目標真的該持續投入資源
- 短期目標較容易有共識，在執行上會較有效率
結語
團隊合作最重要的就是溝通產生共識。
專案執行的實務經驗，有太多可以學習的地方，而每次的經驗背後可能都是龐大的教訓，我過往踩了許多坑，未來我相信也一定會踩坑，但希望能透過這些經驗分享，希望有看到的朋友都能少繳一點學費，畢竟創業維艱，我們一起加油！